El organigrama en la empresa

El organigrama es la representación gráfica de todos los departamentos de una empresa u organización. En el organigrama se establecen, de forma gráfica, las relaciones entre los distintos departamentos y, en algunos casos, también las relaciones entre los trabajadores.

Los empleados y sus cargos se representan con rectángulos y otras figuras, a veces incluyen fotos, información de contacto, correo electrónico y enlaces a páginas web, íconos e ilustraciones. Las líneas rectas o con un ángulo de 90 grados unen los niveles. Esto crea una representación visual clara de la jerarquía y los rangos de todos los empleados, trabajos y departamentos que conforman la organización.
Utilidad del organigrama en la empresa

El valor del organigrama es meramente informativo y sirve para establecer de forma gráfica las relaciones entre los distintos jefes y los departamentos. Para que el organigrama cumpla su función de establecer la jerarquía dentro de la empresa, no es necesario que se incluya a todos los trabajadores. De hecho, y debido a que el organigrama es en realidad un esquema, solo se deben incluir en él los elementos indispensables.

Los organigramas también se conocen con otros nombres, como diagramas de organización, diagramas organizativos o gráficos de jerarquía. Es mejor no confundirse: aunque tienen nombres diferentes, se trata del mismo diagrama.

Si nos preguntamos cual es el mejor formato para un organigrama, la respuesta se dará en función de sus necesidades y el tipo de organización, es posible que desee elegir un formato menos tradicional de organigramas. Hay tres tipos de organigramas principales: jerárquico, matricial y plano.

1. Organigrama jerárquico

Este es el tipo más común y da origen al sinónimo «diagrama jerárquico». En una jerarquía, un grupo de personas se encuentra en la parte superior mientras que los individuos con menos poder se ubican por debajo en forma piramidal. Piensa en términos de una monarquía: el rey o la reina está en la parte superior; o en una organización, el director ejecutivo se ubicaría también en la parte superior. En una jerarquía, por lo general, los miembros se comunican con sus superiores y con las personas que dependen de ellos.

2. Organigrama matricial

Este es común en las empresas que tienen más de un director. Por ejemplo, una organización puede tener un equipo de diseñadores gráficos que debe rendirle cuentas al diseñador gráfico principal. Los diseñadores gráficos también trabajan en otros proyectos que probablemente estén liderados por otro gestor de proyectos. En este caso, los diseñadores gráficos deben rendirle cuentas a dos personas.

3. Organigrama plano

Este tipo, a veces denominado organigrama horizontal, prácticamente no tiene niveles medios de gestión y, por lo general, supone dos niveles: los directivos superiores y los empleados. En empresas como esta, los trabajadores tienen más responsabilidades y están más involucrados de forma directa en la toma de decisiones.

Las relaciones en los diagramas a veces se denominan relaciones lineales (o cadena jerárquica), que representan desde el supervisor hasta el subordinado, y relaciones laterales, que muestran a los individuos en el mismo nivel. Con las relaciones lineales, es posible que haya líneas continuas que indiquen las principales líneas de autoridad o líneas punteadas que muestren líneas secundarias de autoridad. No existen normas estrictas en los símbolos y líneas empleados en los organigramas, mientras las relaciones formales sean claras.

En una organización jerárquica, vertical, de arriba abajo, las líneas de autoridad y comunicación deben ser claras. En su forma más pura, se asemeja a las estructuras de las fuerzas armadas. En el mundo de los negocios, se parte desde el director ejecutivo y las gerencias de primera línea, hasta quizás los directores, gerentes superiores, gerentes intermedios, líderes de equipo y miembros de equipo. Si la fuerza de esta estructura es la claridad y estabilidad, la debilidad potencial es la rigidez y la incapacidad de ser flexible cuando se necesita. Los niveles de jerarquía a veces pueden también desbordar a una organización.

En una organización matricial, las relaciones interdepartamentales pueden ser más fructíferas y cooperativas. Sin embargo, tener que responder a más de una persona o departamento puede también generar lealtades confusas o conflictos de interés para los empleados.

En una estructura plana y horizontal, la mayoría de los niveles de jerarquía se eliminan, y la relación entre la dirección y los empleados es cercana. Esto es común en organizaciones y empresas más pequeñas, pero generalmente no es práctico para compañías más grandes. Los empleados pueden tener un sentido más fuerte del trabajo en equipo y de autonomía, aunque los conflictos entre los trabajadores pueden ser más pronunciados debido a que hay menos personas realizando las tareas.

La comunicación organizativa y de supervisión, tal como ayudar a los empleados a saber quién le rinde cuentas a quién o ayudar a las personas a conocerse en toda la organización. Agregar fotos de los trabajadores puede ser de gran ayuda, permite a la gente asociar rostros con nombres.

• La reestructuración, como intercambiar los roles en un equipo para usar mejor los talentos de todos.
• La planificación de la fuerza de trabajo, como establecer los detalles de una nueva iniciativa de contratación.
• La planificación de recursos, como la reducción de ineficiencias modificando la asignación de los roles.
• La genealogía, porque un árbol genealógico es, en esencia, un tipo de organigrama. Puedes incluir fotos, fechas de nacimiento y fallecimiento, así como enlaces que contengan más información sobre cada persona.

Intente dividir su organigrama en secciones manejables para comenzar. Así, toda la información es consistente y conduce nuevamente al nivel más alto de la organización. Puede separar diferentes áreas de su diagrama en función de las siguientes categorías: departamento, equipo, unidad, proyecto y ubicación.

Quizá desee completar su diagrama incluyendo información detallada sobre los individuos o departamentos. Agregar información de contacto, ubicación y otras notas puede lograr que la organización sea más eficiente y eliminar las confusiones sobre quién hace qué tarea.