Una buena contabilidad y administración sirven en una empresa para llevar las cuentas y el control sobre todas las operaciones diarias como la compra, venta, gastos e inversiones. La persona encargada de esta labor, debe organizar los documentos y tanto registrar como reportar las actividades que se realicen con el dinero ya sea movimientos tangibles o intangibles. Las operaciones son para analizarlas, clasificarlas, resumirlas y finalmente ponerlas en un estado financiero o balance que debe contener toda la información veraz y realidad financiera de la empresa.
En muchas ocasiones por ser un negocio pequeño, una microempresa, una tienda o un emprendimiento, no se tienen los suficientes recursos para contar con una nómina que incluya un departamento de contabilidad, o por lo menos una persona profesional en el área para que se encargue de los asuntos económicos. Lo que muchas veces se convierte en un problema, porque seguramente la persona que creó la empresa o el equipo de trabajo no es contador, economista o administrador y peor aún no tiene un buen manejo de sus finanzas, porque solo se preocupó por potencializar sus capacidades y quizás el producto o servicio que se dedicó a vender.
Durante el primer año, puede que todo resulte bien. Pero el momento en el que empiezan a llegar varias facturas para pagar impuestos por la constitución de su empresa y entonces le toca correr para reunir facturas que jamás guardó y reportar los activos y obligaciones que nunca registro. No solo eso, se puede perder de beneficios tributarios por no tener ni idea del tema.
Así que lo mejor es que construya el hábito de leer para que esté actualizado de los cambios que pasen el país y que lo puedan beneficiar y también, que aprenda algunas cosas básicas de contabilidad para que por lo menos lleve un orden sus operaciones y en dado caso pueda tomar decisiones correctas para la situación financiera de su empresa.
Por estas razones hay 5 controles que podemos desarrollar para administrar un negocio pequeño:
CONTROL DE LAS VENTAS
El primer control que debemos tener y desarrollar en un negocio es el de llevar un registro de las ventas de la empresa. Dependiendo del giro y del tipo de negocio, debe de adaptar el uso de excel pensando en para que quiere la información recabada. Si queremos por ejemplo, controlar las ventas, lo más práctico es llevar un registro de los productos vendidos al final del día, y al final del mes ver el total de ventas por producto. Esto nos indica cual es el producto más vendido y nos ayudará a llevar la relación entre ventas, costos y utilidad.
En caso de que necesite llevar un control más detallado, por ejemplo de cada venta por producto, por pedidos, hay programas llamados “Point of Sale” o “POS”. Este programa es utilizado por negocios donde los pedidos son frecuentes, como un restaurante, una tienda de abarrotes, etc. Puede buscar en Google como “programa pos” (articulo recomendado: como incrementar las ventas).
CONTROL DE INVENTARIOS
En la mayoría de los negocios donde se venden productos tangibles, se requiere llevar un control de inventarios para administrar un negocio. Los inventarios en términos sencillos es la cantidad de producto que tiene en su almacén y a la venta al público. Un mal control, basado “al ojo” o por pura observación, conlleva a desabasto de los productos y por lo tanto a pérdidas de ventas potenciales.
En excel, es posible llevar un control basado en entradas y salidas. Es decir, por un lado vamos a sumar las entradas de producto, y restar las salidas, para determinar la cantidad real de inventarios. Puede llevarlo más complejo, por ejemplo, determinar el tiempo de rotación de los productos, controlar el inventario de acuerdo al tiempo de envío por parte de proveedores, llevar un control por las características del producto como color, tamaño, etc.
CONTROL DE COSTOS
Dada la complejidad de los negocios, no basta con la formula “Precio – Costo del proveedor = Utilidades”. Hay muchos otros costos a considerar, divididos en:
Costos fijos vs. variables: Los costos fijos son aquellos que no dependen de las ventas, como la renta, sueldos o pagos de servicios. Los costos variables dependen del producto vendido, por ejemplo la materia prima, los insumos usados, etc.
Costos directos vs. indirectos: los costos directos son los costos más obvios, como el costo de 1 unidad por el proveedor. Sin embargo, hay gastos ocultos llamados costos indirectos. Estos son por ejemplo, el gasto de gasolina para ir a recoger el producto, el transporte, el desgaste de las maquinas, etc.
CONTROL DE EFECTIVO
Una razón por la que los negocios fracasan en la falta de control del efectivo circulante, que necesitan cada día para hacer transacciones con los clientes, pagar a proveedores, pagar deudas como servicios, renta, etc. Es diferente el control del efectivo con el control de ventas, porque en caso de dar fiado, dar crédito, o problemas con la transacción, la venta no refleja el dinero real en caja.
Para ello, es necesario administrar el negocio desde caja, y llevar un registro diario (incluso con una hoja y calculadora) del dinero físico que entra vs. el dinero que sale.
CONTROL DE DEUDAS
Un aspecto poco comentado en Administración es el control de las deudas de corto y largo plazo. Esto es, tener información de las deudas que tenemos que pagar, por ejemplo sueldos, salarios, renta, pago de servicios, créditos, pago de proveedores, etc., separado de las ventas. Al separar este aspecto de las ventas, podemos determinar cuánto tenemos que vender al mes para satisfacer estas deudas. Esto también es llamado punto de equilibrio, (lea articulo el mejor negocio) donde no ganamos pero tampoco perdemos.
En excel, al ir enlistando todas estas deudas, podemos fácilmente definir la deuda de la semana, mes y año, y hacer objetivos de venta mínimos que tenemos que alcanzar para manejar estas deudas.
